La importancia del Gestor Documental en las empresas

¿Habéis oído hablar recientemente del término “gestor documental”? ¿Tenéis curiosidad por saber en qué consiste?

Recientemente, en una conferencia, compartieron el dato del tiempo que un trabajador invierte de media al mes en buscar documentación: 10h. No es algo que sorprenda en exceso. La gestión documental es, a día de hoy, uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas.

Ello deberíamos hacernos reflexionar sobre la importancia de disponer de un entorno bien gestionado. Las empresas cada vez son más sensibles a la fuga de documentación y el cumplimiento de la LOPD. Además, la búsqueda de la eficiencia y la reducción de costes ha sido siempre una prioridad para todas las compañías. Estamos cansados de escuchar cómo de beneficioso son estos tipos de soluciones pero, ¿Conocemos los problemas reales a los que se enfrentan los usuarios a la hora de trabajar con documentos? ¿Y saben ellos cómo el gestor documental puede ayudarles?

En Comercial Cuatro apostamos siempre por la escucha y la mejora continua. Por ello nos sentamos durante varias jornadas con clientes de diferentes perfiles. El objetivo: conocer sus  problemas con los documentos y enseñarles como el gestor documental puede ayudarles. ¡Estamos encantados de compartirlo con todos vosotros!

1. Las carpetas locales y compartidas han sido una herramienta muy común en todas las empresas en los últimos 20 años. Sin embargo, uno de sus principales problemas es el tiempo que pierden los usuarios navegando por carpetas y rutas de red. Más aún cuando se trata de encontrar un documento que no ha sido elaborado por uno mismo y se tienen dudas de dónde tu compañero pudo guardarlo. Además, el criterio de clasificación de un documento o la forma de nombrarlo puede ser distinta en función de quién lo elabore. A todo esto debemos sumarle que, como personas que somos, a veces nos equivocamos al escribir y dar nombre a un fichero.

El gestor documental permite ordenar, compartir y archivar toda la documentación de forma rápida y sencilla y, lo que es más importante, sin intervención del usuario (reduciendo así enormemente el fallo humano). Además dispone de un algoritmo de búsqueda inteligente por lo que no se pierde tiempo si no se recuerda donde se guardó un documento. Basta con acordarse de una o varias palabras del contenido para localizarlo en el acto

2. ¿Cuántas veces nos hemos encontrado un mismo documento guardado con diferente nombre? ¿Y cuántas hemos dudado de cuál era la versión válida de un documento? ¿Alguna vez habéis tenido que trabajar con un archivo y habéis dudado de si el correcto era el “documento final.docx” o “documento definitivo.docx”? Este ha sido uno de los grandes quebraderos de cabeza de muchas empresas durante mucho tiempo. Aunque se han intentado estandarizar los procesos lo máximo posible, siguen existiendo estos problemas a día de hoy.

Desde su creación, su archivado o su destrucción, el gestor documental organiza las diferentes versiones de un documento de modo que solo haya una disponible. Eso sí, permite almacenar las versiones anteriores para que puedan ser consultadas o restauradas si fuera necesario.

3. Otro de los grandes problemas que nos trasladaron los usuarios fue la aprobación de documentos sin una previa comprobación de la validez de los mismos. Muchas veces se debe revisar la forma, el importe, el emisor, etc… más aún cuando la persona que debe trabajar con ese documento no es la misma que la que debe aprobarlo. Uno de los casos más comunes que nos recalcaban los usuarios eran las facturas.

El gestor documental, consciente de este problema, ha desarrollado un módulo en el que se auditan los documentos para su aprobación antes de ser introducidos y clasificados automáticamente. Además, dicho documento no puede ser visualizado por los demás compañeros hasta que no haya sido aprobado.

4. La movilidad de los empleados ha sido uno de los grandes protagonistas del siglo XXI. Es una realidad que los usuarios necesitan tener acceso contante a los documentos internos que manejan. El problema es que muchas veces no están en la oficina para poder acceder a ellos. Y la tendencia es que cada vez más las personas trabajen desde fuera. Los viajes, las visitas, las reuniones… están a la orden del día en cualquier compañía.

Existiendo medios, la tecnología debe ser un facilitador de la movilidad. El gestor documental pone a disposición de los usuarios un módulo web. Gracias a él, podrás acceder a tus datos siempre y desde cualquier lugar y dispositivo

5. La seguridad también ha sido siempre una de las obsesiones de todos los empresarios. Muchas veces se quiere establecer diferentes niveles de permiso sobre un documento. O a veces no se quiere que todos puedan acceder o ver determinada información. O incluso, por qué no, que sepan de la existencia de determinados documentos.

En este caso, el gestor documental permite la programación de alertas que avisen de cuándo un documento es alterado. Además se puede consultar el Log de vida de los mismos. Este muestra que pasa con un documento desde que nace hasta que muere: ¿Quién ha accedido a él? ¿Cuándo? ¿Qué ha hecho con él?

6. ¿Nunca os habéis vuelto locos buscando toda la documentación que está relacionada entre sí? La imposibilidad de asociar datos automáticamente hace que se pierda tiempo en conocer los documentos que conforman un expediente. Además, la inexistencia de procesos estandarizados hace que coordinar las tareas entre las personas de un equipo resulte muy complejo.

El gestor de expedientes genera tareas para la coordinación del trabajo entre todos los participantes y controla fechas de seguimiento. Relaciona además todos los diferentes tipos de documentos que tengan un nexo común.

7. Aunque muchas veces no seamos consciente de ello, el tiempo es dinero. Todos nosotros deberíamos preguntarnos cuánto tiempo perdemos en guardar, clasificar y encontrar los documentos con los que trabajamos a diario. Si realmente hiciéramos esta reflexión nos sorprenderíamos. Eliminar los archivos físicos y reducir los costes operativos es el gran reto de esta era.

El gestor documental reconoce y archiva los documentos automáticamente y sin intervención del usuario reduciendo los tiempos hasta un 40%. Además, digitaliza las facturas integrándolas de forma automática con el SW contable simplemente escaneándolas.

Son muchos los beneficios que presentan este tipo de soluciones. Además las ventajas para los usuarios están más que demostradas:

• Mejora de la productividad,
• Reducción de costes,
• Eficacia,
• Localización inmediata de datos,
• Aumento del contro

¡Sólo hay que atreverse a dar el salto!

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