He leído infinidad de artículos a cerca de la modalidad de Pago por Uso para la adquisición de equipos multifunción. Siendo totalmente sincera me ha sorprendido (y no gratamente) muchos de las aspectos que destacan como beneficios de este tipo de soluciones.
Para aquellos que sea la primera vez que oís este término, de forma muy resumida, el Pago por Uso es una modalidad por la cual únicamente se pagan las copias e impresiones que se realizan.
No es que esté en contra del Pago por Uso, ni mucho menos. Creo que para determinadas empresas puede ser una opción muy ventajosa. Pero ante todo, creo que se debe contar siempre la verdad al usuario. O al menos, esa es la filosofía por la que nosotros apostamos. Así que, a través de este artículo me gustaría desmentir muchas de las afirmaciones que se leen por la red.
¡Empecemos!
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El Pago por Uso permite tener un control total de los costes de impresión.
Efectivamente puedes realizar una estimación del coste en impresiones que vas a tener. Pero es eso, una estimación. Y no es una característica específica y única del Pago por Uso. Si el equipo se adquiere en modalidad Renting o en compra también se puede obtener dicha previsión. En todos los casos, si sabes la media de copias mensuales que realizas puedes multiplicarlo por el coste por copia acordado previamente en contrato.
Para tener un control real de los costes deberíamos apostar por soluciones de Accounting. De este modo podrás establecer diferentes políticas de impresión, controlar los saldos en copias de los usuarios y obtener informes automáticamente siempre que quieras. A través de la impresión gestionada sí que se puede tener un control verídico de tus costes.
Os dejo un enlace con más información:
http://comercialcuatro.es/ahorrar-imprimiendo-parte-i-la-impresion-gestionada/
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Gracias al servicio Pago por Uso podrás monitorizar tu entorno de impresión liberando recursos de TI.
Esta característica no es exclusiva del Pago por Uso. Hoy en día es muy sencillo monitorizar los equipos multifunción siempre y cuando estén conectados en red. De este modo se enviarán automáticamente contadores, alertas e incidencias. Es muy cómodo para los administradores de sistemas al no tener que preocuparse de las impresoras. Todo ello está automatizado y es el propio equipo el que avisa al proveedor.
En cualquier caso insisto en que ésta no es una particularidad de ninguna de las modalidades en las que se pueda adquirir el equipo. Depende exclusivamente del servicio que la empresa proveedora ofrezca.
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El Pago por Uso supone un menor coste de impresión por página
Depende mucho de las condiciones que se hayan pactado con el proveedor.
En líneas generales, los costes por copia están calculados en base al coste / durabilidad de los diferentes consumibles y piezas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del equipo.
Si el equipo instalado en Pago por Uso es de segunda mano, práctica bastante habitual, la durabilidad de las piezas será menor respecto a la de un equipo nuevo a estrenar y por tanto el coste por copia será mayor. Del mismo modo, será bastante probable que el equipo reporte un mayor número de incidencias y por tanto la partida de mano de obra también sea superior.
Si el coste por copia es muy bajo y el equipo es usado, os recomiendo que en contrato estén claramente estipuladas las inclusiones y exclusiones del servicio contratado. Puede ser que tengáis un ahorro en copias pero un gasto muy elevado en reparaciones consecuencia de posibles costes ocultos y del evidente tiempo de parada que sufre nuestra organización cada vez que tengamos un atasco o haya que repetir una copia porque no sale con calidad.
Si el equipo ofrecido es nuevo, probablemente en el coste por copia (CxC), esté incluida la amortización de la compra del equipo. De este modo, el CxC será superior que en caso de haber adquirido ese mismo equipo en modalidad compra. Haced bien los cálculos de cada partida.
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El Pago por Uso permite reducir los costes fijos
Es una verdad a medias. Realmente implica un coste fijo menor pero a las empresas, habitualmente, les afecta más el tratamiento fiscal del coste. Veámoslo para cada uno de los casos:
- Pago por Uso – El coste total de las copias es un coste variable, pues depende del volumen realizado. En ningún caso será un coste fijo. En la cuenta de Pérdidas y Ganancias se imputa como un gasto de mantenimiento.
- Compra – La compra del equipo, a nivel contable, computa como inversión, por lo que va directamente al Balance. Lo que sí es un gasto es la amortización del equipo.
- Alquiler – En este caso, efectivamente existe un coste fijo correspondiente a las diferentes cuotas en concepto del alquiler. Se trata de un gasto de Arrendamiento.
Por tanto, el Pago por Uso no tiene asociado un coste fijo, pero en los tres casos existe un gasto. En unos casos irá a la cuenta de “Otros gastos de explotación” y en otros a la de “Amortización del inmovilizado”.
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Siempre dispondrás del equipamiento y dispositivos adecuados
Supongo que cuando se refieren a este punto, hablan de la flexibilidad para el cambio. En la mayoría de los casos no existe un compromiso de permanencia por lo que ante un cambio en tu entorno, puedes cambiar fácilmente de equipo.
En este punto aclarar varios aspectos:
- La flexibilidad nace de la relación del proveedor y la empresa, no del producto. Si un cliente adquiere un equipo en modalidad compra y pasados “X” meses su situación es totalmente diferente, existen opciones de recompra del equipo. Sería como un plan renove. Por lo que eso depende más de los acuerdos a los que se lleguen que la modalidad de adquisición de la máquina.
- En muchos casos y nuevamente, por desgracia, el Pago por Uso aplica a equipos de segunda mano. No solamente son importantes los costes. A veces se debe priorizar el servicio. Os dejo un enlace a este respecto:
http://comercialcuatro.es/page_id875/
- La propiedad del equipo será, en todo momento, del proveedor.
Espero que os haya ayudado y si tuvierais cualquier duda o sugerencia, siempre podéis contar con nosotros J.
