Cuando pensamos en los requerimientos a evaluar para la elección de una fotocopiadora solemos centrarnos principalmente en sus características técnicas. Sin embargo, considerando que la documentación en una empresa es un activo básico, ¿por qué no valorizar la atención técnica?
Muchas empresas del sector de la impresión se limitan a hablar únicamente de precio por copia en sus presupuestos. Incluso obvian en muchos casos hablar del modelo de fotocopiadora ofrecida o del nivel de soporte ofrecido.
El coste por copia es una variable a tener siempre en cuenta pero ¿es lo más importante? ¿Qué variables de la atención post-venta habría que considerar para acertar en la elección de tu fotocopiadora o equipo multifunción?
Nivel de servicio y tiempos de respuesta.
Hoy en día es complicado aceptar tiempos de parada elevados por un fallo en el mecanismo de la fotocopiadora. No olvidemos que las empresas trabajan con documentación. El no sacar un trabajo en tiempo puede implicar coste para la misma. Es por ello que los directivos siempre han buscado minimizar al máximo este tipo de situaciones.
Por tanto, el primer punto a considerar sería el nivel de servicio que la empresa contratante es capaz de ofrecer. Cabría hacerse preguntas del tipo: ¿Atienden las 24 horas los 7 días de la sema
na o dan un servicio 8×5? ¿Qué horario laboral tiene la empresa? ¿Asisten las incidencias en el mismo día laboral o por defecto ofrecen un next bussines day? ¿Qué tiempo de respuesta medio ofreció a sus clientes el último año?
Es fundamental tomar conciencia del ahorro que puede proporcionar un sistema de impresión correctamente gestionado. Tener las fotocopiadoras monitorizadas en tiempo real permite anticiparnos y reducir al mínimo cualquier tipo de parada. Recordad, “el tiempo es dinero”.
Cobertura
En muchas ocasiones las empresas buscan homogeneizar al máximo el parque instalado de fotocopiadoras. Sobre todo en aquellos casos en los que se tienen sedes en diferentes ciudades. Antes era bastante común que la capacidad decisora recayese sobre cada una de las oficinas. Sin embargo, cada vez es más habitual tenerlo todo centralizado. El poder trabajar con una empresa que opere a nivel nacional simplifica muchísimo la gestión del entorno de impresión. De este modo, se evita tener que trabajar con un proveedor local para cada una de las ubicaciones donde se tiene oficina. Todo ello significa: simplificación a nivel de facturación, de control de stocks, de avisos de incidencias, etc…
Monitorización de la fotocopiadora
La fotocopiadora debe ser un medio y no un problema. Debes ser capaz de aprovechar todas las funcionalidades que éstas ofrecen sin que te quiten tiempo de tu trabajo. ¿Te imaginas que los equipos mandasen los contadores automáticamente sin necesidad de intervención de ningún usuario? ¿Qué llegaran alertas de tóner y avisos de incidencia antes de que ocurran?
Apuesta por empresas que creen entornos que faciliten el trabajo y no generen preocupaciones a los administradores de los sistemas.
Servicios incluidos sin coste
Algunas veces los Pagos por Uso llevan encubiertos un sobrecoste en la prestación de servicios adicionales. Antes de decidir valora qué está incluido en cada una de las opciones que te planteas. Considera:
- Coste de la pre-configuración de la fotocopiadora: monitorización, personalización de pantalla, configuración de sistemas de accounting…
- La instalación del equipo: cuántas jornadas están incluidas y número máximo de puestos de usuario a los que configuran la impresora.
- Formación: ¿está incluida? ¿es continua?
- Actualizaciones posteriores de firmware y drivers, etc…
Capacidad de ofrecer soluciones integrales
Un problema bastante común es lidiar con los diferentes proveedores cuando ocurre una incidencia. ¿Os suena? El de seguridad culpa al de redes, el de redes se excusa en que es un problema de la fotocopiadora y éste asegura que es responsabilidad del departamento de informática.
¿Y si la misma empresa fuera capaz de ofreceros un servicio integral?
¿Cuánto tiempo ahorraríais en escalar incidencias y en poner en contacto a los diferentes departamentos o proveedores? ¿Cuánto tiempo reduciríais los tiempos de parada?
Contacto
En general suele resultar muy molesto que desvíen las llamadas a diferentes departamentos en función de la consulta que quieras realizar. Valora el extra de tener un único punto de contacto. Sin intermediarios, sin desviaciones a centralitas, sin un sinfín de puntos de contacto. La profesionalidad y la cercanía son atributos básicos para la atención al cliente. Además, disponer de un histórico de las incidencias de la fotocopiadora es básico para poder ofrecer un correcto servicio.
Si estás pensando en comprar una fotocopiadora profesional para tu empresa no te dejes llevar. El precio es importante. El coste por copia no se debe obviar. Pero no es lo único. Valora siempre el servicio, las inclusiones de la garantía, el asesoramiento que te hacen y por supuesto el ahorro de tiempo.
