Hay multitud de variables que podemos controlar directamente para conseguir ahorrar imprimiendo. Pero, ¿no sería conveniente saber primero en qué y dónde estamos gastando nuestro dinero? Las soluciones de impresión gestionada (Accounting de Impresión) disponibles hoy en día te permiten obtener información del tipo:
- Qué usuarios imprimen más a color
- Cuál ha sido el total de páginas impresas para un periodo de tiempo concreto
- Volumen total de trabajos enviados a imprimir
- Cuál es el coste de impresión de cada departamento o usuario
- Estadísticas sobre los consumos de un parque heterogénea de equipos…
Veamos como la impresión gestionada te ayudará a fijar unos objetivos de ahorro y a analizar los resultados reales conseguidos.
1. Identifica a los usuarios que integran tu empresa.
Uno de las ventajas de las soluciones de impresión gestionada es que permiten medir los costes a nivel de usuario o departamento y no de dispositivo. Esto resulta tremendamente útil. Tu organización está integrada por personas, no por equipos de impresión ¡No lo olvides! Los costes siempre deben asociarse a un usuario. Solo de ese modo podremos establecer políticas y áreas de mejora para conseguir el ahorro buscado.
La carga de los datos es muy sencilla puesto que se hace automáticamente al sincronizarse con el directorio activo. No te llevará ni un minuto y los resultados serán inmediatos. Los grupos que haya definidos en el directorio activo también se integran con la solución, para poder controlar costes por usuarios y también por Departamentos o Proyectos.
2. Identifica las impresoras con las que estás trabajando.
Sin una solución de Accounting de Impresión no es posible llevar un control de cada dispositivo, más allá de recontar manualmente las copias/impresiones realizadas en un período de tiempo.
Además, en organizaciones de cierto tamaño, resulta complicado identificar y llevar el control de las impresoras que están instaladas en la empresa.
Con las soluciones de Impresión Gestionada podrás obtener estadísticas como la que se muestra a continuación, bien sea a nivel de impresora o de forma consolidada. Sin embargo, verás que este informe únicamente proporciona información sobre los costes totales, ¡no sobre su origen! ¿A qué me refiero? Uno de los beneficios de la impresión gestionada es la posibilidad de liberar los trabajos desde cualquier impresora. Es decir, si un usuario manda imprimir un trabajo éste se quedará temporalmente retenido. Solamente una vez el usuario esté frente a la máquina, que desee (y para la que tenga permisos) se liberará. Pero recuerda, lo más interesante es poder medir los costes por usuario o departamento (no por equipo).
3. Establece políticas de impresión.
Las soluciones de impresión gestionada te permiten, opcionalmente, fijar unos saldos de impresión por usuario en Euros. Es decir, cada persona o departamento dispone de un montante concreto para cada periodo de tiempo. Puedes incluso restringir ese saldo si lo deseas. De este modo, una vez lo superen, los usuarios no podrán seguir imprimiendo a menos que se autorice expresamente.
Podrás fijar multitud de políticas:
- Impresión en Escala de grises, limitando a ciertos usuarios el uso del color.
- Podrás obligar a algunos departamentos a imprimir siempre a doble cara.
- Permitir que los usuarios vean tarifas/costos de sus impresiones
- Aprobar que los usuarios transfieran sus fondos a otros compañeros, etc…
4. La impresión gestionada te permitirá fijar unos objetivos de ahorro.
- Proponte uno costes medios de impresión por usuario o departamento (Ej: un total de 25,00 € mensuales por usuario)
- Promueve el uso del color solamente cuando sea realmente necesario (Ej: solamente el 65% del total de impresiones deben ser a color)
- Potencia la impresión a doble cara, así conseguirás un ahorro importante en papel (Ej: un 80% de los trabajos liberados deben ser a doble cara)
- Evita imprimir varias veces un mismo trabajo por un error en el contenido (Ej: reducir en un 20% las segundas impresiones)
- Conciencia a los usuarios del coste que para la empresa tienen los trabajos que imprimen (Ej: cada usuario debe imprimir una media de 60 trabajos mensuales)
5. Evalúa los resultados a través de los informes automáticos que ofrecen las soluciones de impresión gestionada.
Una vez tengas claro el punto de partida y los objetivos, analiza para cada periodo los resultados conseguidos. Podrás obtener todos los meses (o semanas) de forma automática informes de todo tipo. Algunos ejemplos serían:
- Resumen por usuario o departamento:
Con los informes de la impresión gestionada podrás comprobar los consumos (en hojas y costes) de cada usuario de la organización. - Resumen ejecutivo (a nivel de empresa)
Dispones de hasta 150 tipos de informes diferentes. Evalúa y controla si se están alcanzando los objetivos y si no es así, qué variables se deben seguir monitorizando. Debe ser un proceso continuado. Y lo mejor de todo, es que al estar todo automatizado ¡no te quitará tiempo!
¿Quieres conocer más acerca de la impresión gestionada?
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