El OCR es una técnica que permite el reconocimiento de caracteres de una imagen. De esta forma se podrá interactuar, a diferentes niveles, con dicho documento. Veámoslo con detalle:
1. ¿Cómo trabajaban las empresas tradicionalmente? La era del escaneo:
Lo más habitual era que las empresas, cuando recibían o emitían documentación, la escanearan y almacenaran (en una ruta de carpetas compartidas o cualquier otro sistema de archivado) para poder trabajar con ella. Al escanear un documento, el formato del archivo suele ser un .pdf o .jpg, formatos que implican que el tratamiento que tiene ese archivo es el de una imagen.
¿Qué implicaciones tenía esto? La más importante, la imposibilidad que tenían los usuarios de interactuar con ese documento. Se podía consultar pero en ningún caso editar o trabajar con él, ni hacer búsquedas de contenido sobre el mismo.
¿Cómo se solucionó esto?
2. El OCR llega a nuestras vidas.
El OCR está orientado a la digitalización de los textos. Gracias a este software, lo que antes era una imagen (con la que resultaba complejo trabajar), se convirtió en caracteres y símbolos reconocibles. Se otorgó cierta “inteligencia” al texto escaneado. Algo tan sencillo como esto puede implicar un ahorro enorme de tiempo a las empresas. Y recordad una vez más que tiempo es igual a coste.
Sin embargo, el formato en el que los documentos se almacenaban, seguía siendo un .pdf (o similar) Ello nos permite consultar (seleccionar) el contenido del texto escaneado pero no su edición.
Y ¿Por qué no dar un paso más?
3. Llamémoslo OCR Editable.
Poder realizar búsquedas y selecciones de contenido a partir de un archivo escaneado simplifica mucho el trabajo. Sin embargo, en multitud de ocasiones, no solo necesitamos realizar consultas, si no que tenemos que trabajar con un determinado documento. Hay soluciones que permiten convertir los textos e imágenes escaneadas con formato PDF en otros formatos editables, ya sea Word, Excel, PowerPoint, Bloc de Notas, etc… Y además mantiene la forma original del documento del que procede.
Imaginemos por ejemplo una tabla Excel que te envía escaneada mensualmente un compañero de otro departamento. Al ser un documento escaneado, el formato en el que lo recibirás será un .pdf.
Supongamos además que tienes que introducir los datos de esa tabla en un programa de la empresa. Y después debes devolver el archivo a tu compañero añadiendo una columna adicional.
Si no tuviéramos el OCR, se tendrían que introducir a mano cada uno de esos datos. Con el OCR, al convertir el PDF en caracteres reconocibles, podríamos copiar y pegar directamente cada uno de ellos en el sistema.
Pero además, podríamos editarlo. Se exportaría a una tabla Excel de forma que pudiéramos añadir la columna que corresponda sin necesidad de tener que realizar un fichero nuevo.
¿Queréis saber más?
4. Las Soluciones Middleware
Hemos visto que el OCR extrae las propiedades de un documento pero hay otras soluciones, conocidas como Middleware, que además permiten automatizar procesos. Hoy en día existe mucha documentación física que debe integrase en los flujos de trabajo de una empresa. Este tipo de soluciones, además de digitalizar los documentos, permiten integrarlos con diferentes aplicaciones.
Permiten procesar un documento (definir una serie de operaciones que se deben realizar con éste) y almacenarlo automáticamente.
Veamos un ejemplo. Supongamos una empresa que quiere definir el siguiente flujo para sus facturas de proveedores:
- Quiere que el documento escaneado se nombre automáticamente con una propiedad concreta extraída de la factura.
- Que se realice un backup de todos los archivos escaneados.
- Y que se almacenen directamente en el ERP.
¡Y todo ello de forma automática, eliminado así el error humano! Las soluciones Middleware permiten mejorar enormemente la eficiencia y la operativa de las empresas.
¿Un último paso?
5. Las soluciones de gestión documental – nuestro gran aliado.
Los gestores documentales permiten, además de todo lo visto anteriormente, aplicar seguridad a diferentes niveles, tiene una consola de búsqueda inteligente que te facilitará enormemente la vida y promueve la movilidad de los usuarios. Pero es que además podrás asociar toda la documentación relacionada entre sí en expedientes, crearás auditorías y podrás definir flujos de trabajo. Además, podrás aplicar Firma Digital a tus documentos y realizar la contabilización automática de facturas, integrando los datos en tu SW contable.
Reducirás enormemente el consumo de papel, así como el espacio físico de tu almacén, y todo de forma legal si apuestas por nuestras soluciones de GGDD, ya que todas están certificadas y homologadas por AEAT. Es una solución muy completa y recomendada para toda empresa, complementaria a los ERP e integrable con los mismos.
Os dejo un enlace con más información sobre la gestión documental:
