Gestión Documental y beneficios

GESTIÓN DOCUMENTAL

COMERCIAL CUATRO

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental comprende el conjunto de soluciones o aplicaciones desarrolladas para mejorar la gestión de los flujos de documentos. Dichos flujos comprenderían desde la creación y modificación de los documentos que se originan en las empresas hasta su posterior archivado.

En los últimos años ha cobrado una especial relevancia por su demostrado impacto en la productividad, en la eficacia, en la reducción de costes y el aumento del control y la seguridad.

¿QUÉ PROBLEMAS RESUELVE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Con su algoritmo de búsqueda inteligente podrás encontrar el documento que buscas en cuestión de segundos. No importa si no recuerdas donde se guardó. Basta con que recuerdes una palabra de su contenido.
Elimina los tiempos de búsqueda de documentación.
Reduce el error humano a la hora de nombre los documentos.
Se evitan duplicidades de documentos generados por diferentes usuarios.
Aplica la seguridad que tú deseas a diferentes niveles y con alertas (tanto de acceso a archivos como permisos para modificar los documentos).
Establece auditorías sobre los documentos para su aprobación antes de ser introducidos y clasificados automáticamente dentro del gestor.
Evita la coexistencia de varias versiones de un mismo documento.
Permite el acceso a todos los documentos aunque no estés en la oficina a través de su módulo web.
Se pueden generar tareas a través del gestor de expedientes para coordinar el trabajo y controlar fechas de seguimiento.

QUÉ MÁS DEBES SABER SOBRE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Puedes firmar los documentos digitalmente dándoles el valor de un original.
Se integra plenamente con el Software de tu empresa y con la suite completa de Office.
Reconoce y archiva los documentos automáticamente y sin intervención del usuario.
Puedes conocer que pasa con un documento desde que nace hasta que muere a través de su LOG.
Crea expedientes para la consulta de todos los documentos que tienen un nexo común.
Digitaliza las facturas integrándolas automáticamente con el SW contable.
Elimina archivos físicos reduciendo los costes operativos.
Es totalmente escalable: crece con tu negocio.

POR QUÉ COMERCIAL CUATRO

Además de contar con diferentes casos de éxito en el despliegue de las soluciones de gestión documental, somos usuarios de una de ellas. Por ello os podemos contar de primera mano nuestra experiencia y las mejoras que hemos experimentado.

Contamos con un show room donde presentaros las DEMOS para que podáis comprobar de primera mano el funcionamiento del gestor documental.

Conscientes de que los cambios suelen costar un poco realizamos una auditoría previa para verificar el estado actual de vuestro entorno y los procedimientos predefinidos que tenéis. De ese modo podremos adecuar la solución de la gestión documental a vuestras necesidades. Recordad que este tipo de soluciones es totalmente adaptable y escalable por lo que la realización de una adecuada consultoría se hace imprescindible.

Además, nuestro equipo humano es el mayor valor que tiene la empresa por eso nos preocupamos en darles formación continua, para así poder garantizaros el mejor soporte posible. Tanto la cercanía como la rapidez y la profesionalidad son valores que nos han acompañado siempre.

La ventaja de trabajar con un proveedor tecnológico es la disponibilidad de un único punto de contacto. Todo tu entorno documental, tanto de impresión, como de gestión como de seguridad, estará gestionado de forma conjunta y única por nosotros facilitando la labor tanto a informáticos como a administradores.