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Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de técnicas y normas que facilitan a las empresas la gestión de los flujos documentales generados en las mismas. La administración de estos documentos puede realizarse manualmente o a través de tecnologías desarrolladas a tal efecto. En este último caso, los sistemas (o las aplicaciones) que permiten dicha gestión reciben el nombre de gestores documentales.
De este modo, se podría afirmar que la gestión documental permite canalizar y agilizar los procesos de información y su difusión en cualquier organización.
En este caso, el término “gestión de documentos” comprendería desde la digitalización, archivado automático, localización y creación de flujos de trabajos hasta aplicación de seguridad y firma digital.
En los últimos años, este tipo de aplicaciones están cobrando una importancia creciente en las organizaciones por su demostrada eficiencia, funcionalidad y rendimiento. Además, estas soluciones cobran especial relevancia a la hora de trabajar con documentación desestructurada.
2. ¿La gestión documental aplica a cualquier empresa?
Os adelanto la respuesta: Sí. La documentación es uno de los activos más valiosos de una empresa. Por ello, se debe dotar a los trabajadores de los medios y las tecnologías apropiadas para facilitarles la localización y el archivado de datos.
Desde el momento en que una empresa, con independencia de su tamaño, trabaja con documentos, son múltiples los beneficios que puede ofrecerles la gestión documental.
Lo bueno de este tipo de soluciones es que, la mayoría, son totalmente escalables. Por ello, puedes ir creciendo en funcionalidades a medida que va creciendo tu organización. Además, no son soluciones cerradas. Existen diferentes ediciones en función del número de usuarios y del volumen anual de documentos a gestionar. Y lo mejor de todo, a cada una de ellas le puedes ir añadiéndole los módulos que apliquen para tu entorno: Firma Digital, Formularios, Acceso Web, etc
3. ¿Cuáles son los principales factores que favorecen la implementación de sistemas de gestión documental?
- El crecimiento exponencial de la documentación dentro de las organizaciones y la obligación de conservarla en el tiempo.
- La liberación de espacio físico. La digitalización de documentos lleva aparejada una reducción drástica en los costes operativos y logísticos asociados al almacenamiento de los mismos.
- Los requerimientos por parte de la dirección de la empresa de un mayor control sobre quién accede a la documentación interna así como el deseo de una mayor seguridad de la información.
- Búsqueda continua de la eficiencia y la automatización de procesos.
- Necesidad de disponer de sistemas fiables y homologados de firma digital.
- Reducción de los costes asociados a la pérdida de documentos.
- Facilitación de la movilidad de los trabajadores en una compañía.
- Obligación de cumplir con la LOPD.
4. ¿Por qué apostar por soluciones de gestión documental?
Porque resuelven casi todos los problemas a los que se enfrentan las organizaciones en su día a día:
- Dificultad para encontrar el documento que se necesita.
- Pérdida de tiempo en el archivado y clasificación de un documento.
- Uso de diferentes criterios a la hora de nombrar la documentación.
- Coordinación de tareas y timing en un proceso en el que intervienen varios usuarios.
- Aprobación y archivado de documentos sin la comprobación previa de su validez.
- Acceso limitado a los documentos fuera de la oficina.
- Gestión de diferentes niveles de permisos sobre la documentación interna de la empresa.
- Existencia (errónea) de diferentes versiones de un mismo documento.
- Conocimiento de cuál es toda la documentación relacionada con un mismo tema.
Está demostrado que las soluciones de gestión documental mejoran la productividad, la eficiencia y el rendimiento al mismo tiempo que permiten reducir costes.
5. ¿Qué me aporta como empresa tener una solución de gestión documental?
- La localización inmediata de la documentación gracias a su algoritmo de búsqueda inteligente. Eliminarás los tiempos de búsqueda navegando por rutas de red o estructuras de carpetas compartidas. Encontrar el documento que necesitas será tan sencillo como introducir en el buscador una de las palabras del contenido del documento.
- Además, reducirás el tiempo que los usuarios dedican al archivado y almacenamiento de datos. De este modo, podrán dedicarse a otros aspectos que permitan aportar valor a la organización.
- Reducirás al máximo el error humano. ¿Cuántas veces os habéis encontrado con un documento mal nombrado? O, ¿alguna vez habéis visto dos documentos guardados con diferentes nombres y no habéis sabido cuál era el válido? La gestión documental reconoce y archiva los documentos automáticamente y sin intervención del usuario.
- Podrás establecer seguridad, tanto a nivel de usuario como de departamento como de documentos. Además, podrás comprobar qué ha ocurrido con un documento desde el momento en que nace hasta que muere. Y podrás programar alertas que te avisen cuando un usuario no autorizado intente acceder a un documento sobre el que no tiene permisos. Evitarás así fuga de información y aumentarás el control y la seguridad documental.
6. Pero es que además…
- Fijarás flujos de trabajo reduciendo considerablemente el envío de correos. Las tareas y la coordinación entre los diferentes usuarios estará automatizada. Además, podrá avisarte, tanto por correo como por la aplicación, de cuando una tarea ha sido inicializada o finalizada. Genera tareas para la coordinación del trabajo entre todos los participantes y controla fechas de seguimiento. Relaciona además todos los diferentes tipos de documentos que tengan un nexo común.
- Facilitarás el acceso a la documentación fuera de la oficina y desde cualquier dispositivo gracias al módulo web. Recuerda: EveryWhere, EveryTime, EveryDevice.
- Establecerás auditorías sobre los documentos para su aprobación antes de ser introducidos y clasificados automáticamente dentro del gestor.
- Se integra a la perfección con el SW de tu empresa (ERP, SAP, Conta…) y con la Suite Office por lo que podrás empezar a trabajar con la aplicación de gestión documental desde el primer día.
- Firmarás digitalmente la documentación otorgándoles el valor de un original
- Digitalizarás las facturas integrándolas de forma automática con tu SW contable ¡Bastará con escanearlas!
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