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Ahorrar al imprimir. Parte II: Está en tus manos

Comercial Cuatro

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Con las soluciones de impresión gestionada veíamos cómo era posible ahorrar a partir de la fijación de unos objetivos. Sin embargo, hay múltiples variables fácilmente controlables que también nos permitirán ahorrar al imprimir. Veamos algunas de ellas:

1.Selecciona el tipo de impresora adecuada

Algo tan sencillo como esto puede implicar un ahorro al imprimir bastante importante. Evalúa qué tipo de impresora necesitas realmente. El coste por copia se fija habitualmente considerando el coste de los consumibles y de las piezas necesarias para asegurar el correcto funcionamiento del equipo. No pagues por funcionalidades que no necesitas y que probablemente no vayas a usar. Piensa acerca de:

  1. El volumen medio de impresiones que vas a realizar
  2. La velocidad mínima de impresión y escaneo que necesitas.
  3. El tipo de impresión que vas a realizar (color o blanco y negro)
  4. Las opciones de conectividad. Cloud e Impresión Móvil.
  5. Cuál es el tamaño de papel que más vas a emplear, etc…

Existe un tipo de fotocopiadoras, conocidas como impresoras ecológicas, que permiten ahorrar al imprimir. ¿Cómo? Utilizan un tóner especial decolorable gracias al cual podrás reutilizar el papel. Para que lo entiendas fácilmente, ¡es como si borrara la tinta! Si quieres saber más entra en https://comercialcuatro.es/?page_id=813

Impresoras Ecológicas Comercial Cuatro
Impresoras Ecológicas

2. Minimiza el número de impresoras que hay en tu organización.

Es más barato imprimir 10.000 páginas en una misma impresora que imprimir 1.000 páginas en 10 impresoras distintas. ¿Por qué?

  1. Por un tema tan sencillo como el ahorro energético.
  2. Minimizarás el tiempo que dedicará el departamento de IT en la gestión del entorno de impresión. Recuerda tiempo= coste.
  3. Los equipos departamentales son menos costosos de mantener que los mono-puesto.
  4. Las piezas de desgaste sufren menos con ciclos largos de trabajo. Una comparativa sencilla. ¿Cómo gasta menos un coche, haciendo 250km por autopista o por ciudad?

3. Pre-visualiza el trabajo, te permitirá ahorrar al imprimir (tanto en tiempo como en dinero)

Aunque parezca una tontería es fundamental validar los textos que vas a imprimir antes de liberar los trabajos. Utiliza la vista previa para evitar imprimir un mismo documento varias veces por errores en el formato. Pregúntate cuantas veces re-imprimiste un trabajo porque se descuadró la imagen del texto, o el interlineado en alguna página no era el adecuado.

Es algo muy sencillo, que apenas te llevará tiempo, y te garantizará un increíble  ahorro al imprimir. La vista previa se puede hacer tanto en tu equipo como en el propio panel de tu impresora o equipo multifunción.

4. Utiliza el Color

Verás que la mayoría de las empresas recomiendan el uso de escala de grises para ahorrar al imprimir. Sin embargo, no hay que olvidar los beneficios que aporta el color:

  1. Incrementa la atención hasta un 16% y el recuerdo en un 80% Puede ser muy interesante a la hora de imprimir tu Logo.
  2. Mejora el entendimiento del texto en un 73%
  3. Y aumenta la velocidad de reconocimiento en un 78%

Por tanto, imprimir en escala de grises sí, pero depende el qué. El color es importante y no hay que menospreciar su valor. No obstante, si el trabajo tiene poca masa de color podéis ahorrar al imprimir en LOW COLOR.

Os dejo un juego rápido para interiorizar la relevancia que tiene el color en nuestros trabajos:

  1. ¿Cuántos rombos y cuadrados ves en la siguiente imagen?
¿Cuántos rombos y cuadrados ves en la imagen?
Tienes cinco segundos ¡El tiempo comienza ya!

 

  1. ¿Y ahora?
Importancia del color
Empiezan tus nuevos cinco segundos

 

Recuerda, el COLOR no es incompatible con el ahorrar al imprimir. ¡Pregúntanos por nuestros CONTADORES FLEXIBLES!

5. Aprovéchate de los Sistemas de Accounting Gratuitos.

Sin coste alguno podrás controlar de forma fácil las copias e impresiones realizadas para un periodo de tiempo. Podrás fijarte unos objetivos de ahorro y analizar los resultados. La diferencia con la impresión gestionada es básicamente que el control es a nivel de equipo (no de usuario). Tampoco podrás recibir de forma automática informes sobre los costes asociados.

Sin embargo sí que se puede establecer una política de impresión privada a través de códigos. También estaría disponible vía tarjetas de proximidad. Todas estas funcionalidades, totalmente gratuitas, te ayudarán a llevar un control y a ahorrar al imprimir.

Ahorrar es relativamente sencillo.

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